19 maja 2021

Zapytanie ofertowe: Realizacja sesji zdjęciowej, promującej atrakcje turystyczne województwa wielkopolskiego

Znak sprawy:6/2021

1. Zamawiający:

Wielkopolska Organizacja Turystyczna
Piekary 17
61-823 Poznań

Osoba do kontaktu:

Wiktoria Szulc – Asystent ds. Promocji i PR
e-mail: wiktoria.szulc@wot.org.pl

2. Postanowienia ogólne

2.1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r., poz. 2019).

2.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści zapytania ofertowego do upływu terminu składania ofert. Dokonywane zmiany są wiążące dla wszystkich Oferentów.

2.3. Wszelka dokumentacja w zakresie niniejszego postępowania będzie przekazywana przez Zamawiającego i Oferentów drogą elektroniczną, a na żądanie jednej ze stron w formie papierowej.

2.4. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

2.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.

2.6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia bez rozpatrzenia ofert, które nie będą mieściły się w jego możliwościach finansowych.

2.7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez wyboru najkorzystniejszej oferty.

3. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest realizacja sesji zdjęciowej, promującej atrakcje turystyczne województwa wielkopolskiego.

Opis Przedmiotu Zamówienia zawiera załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.

4. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają łącznie wszystkie poniższe warunki:

4.1. Dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia wskazanego w punkcie 3.

4.2. Dysponują zapleczem sprzętowym i technologicznym umożliwiającym wykonanie zamówienia wskazanego w punkcie 3.

4.3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia wskazanego w punkcie 3.

4.4. Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegającą w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

4.5. W celu spełnienia warunków wskazanych w punkcie od 4.1 do 4.4 Wykonawca złoży oświadczenie – załącznik nr 2.

4.6. Niespełnienie chociażby jednego z wyżej wymienionych warunków skutkować będzie odrzuceniem oferty Wykonawcy z postępowania.

4.7. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.

Zamawiający dokona oceny spełnienia powyższych warunków poprzez zastosowanie kryterium: spełnia/nie spełnia w oparciu o złożone przez Wykonawcę oświadczenie – załącznik nr 2.

5. Kryteria oceny ofert i opis ich obliczenia:

Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o kryteria:

Lp.	Kryterium	Znaczenie kryterium (w %)
1	Cena	60%
2	Portfolio	40%

5.1. Punkty za kryterium ,,Cena” zostaną obliczone według wzoru:

Lpc = (Cn/Cbo) x 60

gdzie:

Lpc – liczba punktów uzyskanych w kryterium cena,

Cn – najniższa cena oferty (spośród ofert podlegających ocenie),

Cbo – cena ocenianej oferty.

Cena brana pod uwagę przy ocenie ofert to CENA BRUTTO OFERTY – cena za realizację całości zamówienia.

5.2. Punkty za kryterium ,,Portfolio” zostaną przyznane przez każdego członka komisji dokonującego oceny w skali punktowej od 0 do 40. Łączna liczba punktów przyznana przez każdego członka komisji zostanie zsumowana, a następnie podzielona przez liczbę oceniających członków. Średnia arytmetyczna z ww. działania będzie stanowiła o liczbie punktów przyznanych przez komisję danej ofercie w kryterium ,,Portfolio”.

Przy ocenie portfolio Wykonawcy będą brane pod uwagę następujące elementy:

a) walory techniczne – do 20 pkt.

W ramach podkryterium Zamawiający oceni ostrość, oświetlenie, nasycenie barw.

b) walory estetyczne – do 20 pkt.

W ramach podkryterium Zamawiający oceni kompozycję zdjęć, na którą składać się będzie: kadrowanie, tło, kontrast, kompozycja.

5.3. Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów, będącą sumą liczby punktów uzyskanych w kryterium nr 1 i 2. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.

6. Termin realizacji zamówienia:

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 15.08.2021 r.

7. Sposób przygotowania i składania oferty:

7.1. Oferta zostanie sporządzona w języku polskim.

7.2. Oferta powinna zawierać:

a) formularz ofertowy zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego,

b) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego,

c) portfolio składające się z minimum 9 wykonanych osobiście przez Wykonawcę fotografii o tematyce zbieżnej z przedmiotem zapytania ofertowego. Portfolio Wykonawcy musi być dostarczone Zamawiającemu w wersji elektronicznej w formie linków do wykonanych fotografii.

7.3. Oferta zostanie złożona w wersji elektronicznej, tj. jako skan dokumentu papierowego, zawierający wyraźne pieczęcie (jeśli dotyczy) i podpisy osób upoważnionych.

7.4. Oferta przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta lub gdy postępowanie zostało unieważnione.

7.5. Zamawiający wymaga, aby oferta była zgodna z zapisami zapytania ofertowego.

7.6. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, pozostaje związany ofertą w okresie 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

7.7. Cena oferty w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym podatek od towarów i usług (VAT) oraz inne opłaty, podatki i koszty ponoszone przez Wykonawcę w związku z realizacją umowy.

8. Data i miejsce składania ofert

Ostateczny termin składania ofert upływa w dniu 25.05.2021 r.

Ofertę należy przesłać w formie elektronicznej na adres email: wiktoria.szulc@wot.org.pl w terminie wskazanym powyżej.

9. Zasady przetwarzania danych osobowych:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

a) administratorem danych osobowych jest Wielkopolska Organizacja Turystyczna z siedzibą w Poznaniu przy ul. Piekary 17, 61-823 Poznań,

b) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu związanym z niniejszym zapytaniem ofertowym oraz w celu archiwizacji,

c) dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez 5 lat, albo 15 lat w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE, począwszy od 1 stycznia roku kalendarzowego następującego po zakończeniu okresu obowiązywania umowy. Dane zawarte w umowie dotyczącej zamówienia publicznego (wraz z załącznikami do umowy) będą przechowywane przez okres 10 lat. Okresy te dotyczą również Wykonawców, którzy złożyli oferty i nie zostały one uznane, jako najkorzystniejsze (nie zawarto z tymi Oferentami umowy).