Zapytanie ofertowe: Przygotowanie szczegółowego scenariusza, treatmentu oraz produkcja filmu promocyjnego w kilku wariantach

  1. Zamawiający:

Wielkopolska Organizacja Turystyczna
Piekary 17
61-823 Poznań

 

Osoba do kontaktu:

Artur Krysztofiak – Dyrektor Biura Wielkopolskiej Organizacji Turystycznej,

tel.: 661 138 953, e-mail: artur.krysztofiak@wot.org.pl.

 

  1. Postanowienia ogólne

  • Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r., poz. 2019).
  • Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści zapytania ofertowego do upływu terminu składania ofert. Dokonywane zmiany są wiążące dla wszystkich Oferentów.
  • Wszelka dokumentacja w zakresie niniejszego postępowania będzie przekazywana przez Zamawiającego i Oferentów drogą elektroniczną, a na żądanie jednej ze stron
    w formie papierowej.
  • Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
  • Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.
  • Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez wyboru najkorzystniejszej oferty.

 

  1. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie szczegółowego scenariusza, treatmentu
oraz produkcja filmu promocyjnego w kilku wariantach.

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawiera załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.

 

  1. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają łącznie wszystkie poniższe warunki:

4.1.  Dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia wskazanego w punkcie 3.

4.2. Dysponują potencjałem technicznym umożliwiającym wykonanie zamówienia wskazanego w punkcie 3.

4.3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe
i terminowe wykonanie zamówienia wskazanego w punkcie 3.

4.4. Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegającą w szczególności na:

  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki lub spółki osobowej,
  2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

4.5. W ciągu ostatnich 3 lat lub jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonali co najmniej 3 usługi stworzenia koncepcji oraz wyprodukowania spotów reklamowych lub filmów reklamowych prezentowanych w internecie lub w telewizji.

4.6. W celu spełnienia warunków wskazanych w punkcie od 4.1 do 4.5 Wykonawca złoży oświadczenie – załącznik nr 2.

4.7. Niespełnienie chociażby jednego z wyżej wymienionych warunków skutkować będzie odrzuceniem oferty Wykonawcy z postępowania.

4.8. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.

Zamawiający dokona oceny spełnienia powyższych warunków poprzez zastosowanie kryterium: spełnia/nie spełnia w oparciu o złożone przez Wykonawcę oświadczenie – załącznik nr 2.

 

  1. Kryteria oceny ofert i opis ich obliczenia:

Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o kryteria:

Lp. Kryterium

Znaczenie kryterium

(w %)
1 Cena 30%
2 Koncepcja realizacji spotu 60%
3. Portfolio 10%

 

5.1. Punkty za kryterium ,,Cena” zostaną obliczone według wzoru:

Lpc = (Cn/Cbo) x 30,

gdzie:

Lpc – liczba punktów uzyskanych w kryterium cena,

Cn – najniższa cena oferty (spośród ofert podlegających ocenie),

Cbo – cena ocenianej oferty.

Cena brana pod uwagę przy ocenie ofert to CENA BRUTTO OFERTY – cena
za realizację całości zamówienia.

Zamawiający zastrzega, że całkowita kwota za wykonanie przedmiotu zamówienia nie może przekroczyć 40 000,00 zł brutto.

5.2. Punkty za kryterium ,,Koncepcja realizacji spotu” zostaną przyznane przez każdego członka komisji dokonującego oceny w skali punktowej od 0 do 60. Łączna liczba punktów przyznana przez dokonujących oceny członków komisji zostanie zsumowana, a następnie podzielona przez liczbę oceniających członków. Średnia arytmetyczna
z ww. działania, będzie stanowiła o liczbie punktów przyznanych przez komisję danej ofercie w kryterium ,,Koncepcja realizacji spotu”.

Przy ocenie koncepcji realizacji spotu będą brane pod uwagę następujące elementy:

  • czytelność przekazu – rozumie się przez to, że komunikat został przekazany
    w sposób prosty, subtelny i zrozumiały dla odbiorcy, oparty na angażująco opowiedzianej historii, która zachęci do działania – do 20 pkt.
  • estetyka – rozumie się przez to całościowy wygląd koncepcji oraz spójność całej formy – do 15 pkt.
  • oryginalność – rozumie się przez to zastosowanie pomysłowej formy, zgodnej ze współczesnymi trendami w produkcji spotów reklamowych – do 15 pkt.
  • zaplanowana do wykorzystania przy realizacji zamówienia technologia montażu i produkcji wraz z uzasadnieniem (w stosunku do założeń zaproponowanej koncepcji) – do 10 pkt.

5.3. Punkty za kryterium ,,Portfolio” zostaną przyznane przez każdego członka komisji dokonującego oceny w skali punktowej od 0 do 10. Łączna liczba punktów przyznana przez każdego członka komisji zostanie zsumowana, a następnie podzielona przez liczbę oceniających członków. Średnia arytmetyczna z ww. działania będzie stanowiła o liczbie punktów przyznanych przez komisję danej ofercie w kryterium ,,Portfolio”.

Przy ocenie portfolio Wykonawcy będą brane pod uwagę następujące elementy:

  1. czytelność przekazu – rozumie się przez to, że komunikat został przekazany
    w sposób prosty, subtelny i zrozumiały dla odbiorcy, oparty na angażująco opowiedzianej historii, która zachęci do działania – do 4 pkt.
  2. estetyka – rozumie się przez to całościowy wygląd koncepcji oraz spójność całej formy – do 3 pkt.
  3. oryginalność – rozumie się przez to zastosowanie pomysłowej formy, zgodnej ze współczesnymi trendami w produkcji spotów reklamowych – do 3 pkt.

5.4. Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów, będącą sumą liczby punktów uzyskanych w kryterium nr 1, 2 i 3. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.

 

  1. Termin realizacji zamówienia:

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 31.08.2021 r.

 

  1. Sposób przygotowania i składania oferty:

7.1. Oferta zostanie sporządzona w języku polskim.

7.2. Oferta powinna zawierać:

  1. Formularz ofertowy zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1
    do zapytania ofertowego
  2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie
    z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego.
  3. Koncepcję realizacji spotu, na którą będzie składać się:
    • storyboard,
    • treatment

wraz z uzasadnieniem dotyczącym użycia zaplanowanej technologii montażu i produkcji.

Koncepcja realizacji spotu musi być dostarczona Zamawiającemu w wersji elektronicznej w formie pliku pdf i linkami do wykonanej koncepcji realizacji spotu.

  1. Portfolio, czyli usługi stworzenia koncepcji oraz wyprodukowania spotów reklamowych lub filmów reklamowych* prezentowanych w internecie lub w telewizji  (ze wskazaniem tytułu, daty produkcji i linków, pod którymi można zobaczyć spoty reklamowe)

7.3. Oferta zostanie złożona w wersji elektronicznej, tj. jako skan dokumentu papierowego, zawierający wyraźne pieczęcie (jeśli dotyczy) i podpisy osób upoważnionych.

7.4. Oferta przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta lub gdy postępowanie zostało unieważnione.

7.5. Zamawiający wymaga, aby oferta była zgodna z zapisami zapytania ofertowego.

7.6. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, pozostaje związany ofertą w okresie 30 dni
od dnia upływu terminu składania ofert.

7.7. Cena oferty w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym podatek od towarów i usług (VAT) oraz inne opłaty, podatki i koszty ponoszone przez Wykonawcę w związku z realizacją umowy.

 

  1. Data i miejsce składania ofert

Ostateczny termin składania ofert upływa w dniu 24.03.2021 r.

Ofertę należy przesłać w formie elektronicznej na adres email: projekty@wot.org.pl
w terminie wskazanym powyżej.

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

  1. administratorem danych osobowych jest Wielkopolska Organizacja Turystyczna z siedzibą w Poznaniu przy ul. Piekary 17, 61-823 Poznań;
  2. dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu związanym z niniejszym zapytaniem ofertowym oraz w celu archiwizacji;
  3. dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy,
    a następnie przez 5 lat, albo 15 lat w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE, począwszy od 1 stycznia roku kalendarzowego następującego po zakończeniu okresu obowiązywania umowy. Dane zawarte w umowie dotyczącej zamówienia publicznego (wraz z załącznikami do umowy) będą przechowywane przez okres 10 lat. Okresy  te dotyczą również Wykonawców, którzy złożyli oferty i nie zostały one uznane, jako najkorzystniejsze (nie zawarto z tymi Oferentami umowy);

Załączniki:

  1. Formularz ofertowy
  2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
  3. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
  4. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty