Jak tworzyć wirtualne i hybrydowe wydarzenia

Wirtualne wydarzenia w 2020 r. przeżyły boom i choć były dostępne już wcześniej, to w ubiegłym roku z powodu pandemii zdecydowanie zyskały na znaczeniu, często jako jedyna możliwa forma spotkania. Powoli oswajaliśmy się z nowymi technologiami i możliwościami jakie oferują. Odbywały się wirtualne webinaria, spotkania z partnerami biznesowymi, konferencje, szkolenia i targi. Trend ten na pewno pozostanie z nami w 2021 r. Co trzeba o nich wiedzieć, aby być na bieżąco? Za portalem Dragon Trail prezentujemy odpowiedzi na kilka podstawowych pytań, które pomogą maksymalnie wykorzystać ich potencjał.

1. Jakie są najważniejsze kroki przed rozpoczęciem wydarzenia na zamkniętej platformie?

Udział w wirtualnym wydarzeniu jako wystawca lub gość to wciąż nowe doświadczenie i szkolenie jest absolutnie niezbędne – zalecamy połączenie form i stylów szkoleniowych, w tym:

  • pisemny przewodnik krok po kroku
  • przewodnik w formie filmu instruktażowego
  • pomoc na żywo podczas wydarzenia np. w formie czatu

Dobra platforma będzie miała intuicyjną obsługę, ale szkolenie i wsparcie są nadal ważnym aspektem. Bardzo często problemy techniczne sprowadzają się do problemów z ustawieniami mikrofonu i dźwięku na czyimś urządzeniu, gdy rozpoczyna się spotkanie. Można tego uniknąć dzięki szkoleniom i testom przed rozpoczęciem wydarzenia. Co więcej, ważne jest nie tylko dostarczenie turtoriali i pisemnych instrukcji przed wydarzeniem, ale także upewnienie się, że są one łatwo dostępne po zalogowaniu się uczestników na platformę wydarzenia. Zwiększy to szanse, że wystawcy i uczestnicy nie spędzą pierwszych godzin na próbach dowiedzenia się, gdzie coś znajdą i jak to działa. Oferowanie obsługi klienta na żywo podczas imprezy, podobnie jak w przypadku punktu informacyjnego, w którym podczas tradycyjnej imprezy znajdziemy pomocnych ludzi, może sprawić, że wystawcy poczują że mają zapewnioną opiekę.

2. Jak przyciągnąć sponsorów?

Wirtualne wydarzenia otwierają nowe i być może bardziej lukratywne źródła przychodów od sponsorów niż wydarzenia offline. Zamiast smyczy i banerów bez możliwości śledzenia zaangażowania, cała ekspozycja na wydarzeniu online jest w 100% możliwa do śledzenia. Kilka pomysłów na ekspozycję sponsorów:

  • baner lub sponsorowany film wideo, który jest odtwarzany w portalu i który wystawcy i kupujący będą stale obserwować
  • wyświetlanie sponsorowanych filmów podczas konferencji i sesji networkingowych
  • polecanie sponsorów poprzez czołowe pozycje w wynikach wyszukiwania
  • zapewnienie sponsorom większej widoczności na mapie wydarzenia (głównie w przypadku targów online), na przykład domyślnego widoku na głównej stronie imprezy.

3. Jak uniknąć zmęczenia zbyt długim przebywaniem przed ekranem?

To jeden z największych problemów związanych z wydarzeniami wirtualnymi, ale istnieją techniki i narzędzia, które utrzymują zaangażowanie uczestników. Oto trzy, które można łatwo wprowadzić:

  • Interakcja: w trakcie wydarzeń na żywo wprowadź interaktywne Q&A (pytania i odpowiedzi) oraz przeprowadzaj ankiety i quizy, aby utrzymać zaangażowanie użytkowników, jednocześnie zbierając przydatne dane, które można wykorzystać po wydarzeniu.
  • Treści na życzenie: podczas gdy prowadzenie sesji na żywo jest dobrym pomysłem, aby nawiązać interakcję i dać ludziom poczucie, że naprawdę biorą udział w wydarzeniu, upewnij się, że udostępniasz tę zawartość do odtwarzania na życzenie, aby uczestnicy mogli przerwać spotkanie i obejrzeć je zgodnie z własnym harmonogramem i strefą czasową.
  • Limity czasowe: najlepiej byłoby podzielić konferencje na sesje nie dłuższe niż dwie godziny, aby widzowie mogli pozostać skupieni i zaangażowani.

Źródło: https://dragontrail.com/resources/blog/virtual-events-what-you-need-to-know-for-2021