Zamówienia publiczne

ROZEZNANIE RYNKU - organizacja cyklu imprez promocyjnych

 Rozeznanie rynku na organizację cyklu imprez promocyjnych na obszarze Wielkiej Pętli Wielkopolski w ramach realizacji projektu pn. „Kompleksowa promocja markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski”

 
 
Szanowni Państwo,
 
Wielkopolska Organizacja Turystyczna w celu ustalenia szacunkowej wartości zamówienia, którego przedmiot został poniżej opisany, zaprasza do składania wyceny usługi na organizację cyklu imprez promocyjnych na obszarze Wielkiej Pętli Wielkopolski.
Zadanie to jest planowane do realizacji w ramach projektu pn. „Kompleksowa promocja markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski”, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z Priorytetu VI – Turystyka i środowisko kulturowe, Działania 6.1 – Turystyka, Schematu II – Promocja i informacja turystyczna Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013.
 
Z uwagi na konieczność rozpoczęcia odpowiednich procedur, zależnych od niniejszego rozeznania rynku, prosimy o przesłanie propozycji cenowych na realizację zadania do 13 czerwca 2014r.
 
W przypadku jakichkolwiek pytań, uprzejmie prosimy o kontakt telefoniczny pod numerem telefonu 61 66 45 236 lub kontakt mailowy: przemyslaw.wozniak@wot.org.pl.
 
I.    Informacje o projekcie pn. „Kompleksowa promocja markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski”.
 
Celem projektu pn. „Kompleksowa promocja markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski” jest profesjonalna, kompleksowa kampania promocyjna markowego produktu
o nazwie Wielka Pętla Wielkopolski łączącego drogi wodne naszego regionu w wodny szlak turystyczny. Jego wyjątkowość polega na wykorzystaniu równoleżnikowego kierunku przepływu głównych rzek regionu – Warty i Noteci oraz południkowego położenia kanału Warta-Gopło. Poprzez dostęp od zachodu do Odry, jej dopływów i kanałów łączących ją z drogami wodnymi Brandenburgii, Wielka Pętla jest skomunikowana z zachodnią Europą, a poprzez Kanał Bydgoski z Wisłą i innymi rzekami Drogi Wodnej E-70 aż z Kaliningradem.
Projekt Wielkopolskiej Organizacji Turystycznej promuje walory przyrodnicze szlaku oraz walory kulturowe położonych w pobliżu miast i miasteczek. Miejscem realizacji projektu jest teren Wielkopolski oraz wybrane miejsca na terenie kraju i na terenie wybranych krajów europejskich. Grupy docelowe na rynku krajowym stanowią mieszkańcy Wielkopolski, województw ościennych oraz dużych miast i aglomeracji Polski. Ponadto do grupy tej zalicza się osoby uprawiające turystykę motorowodną, kajakową, właścicieli łodzi płaskodennych, barek itp. Promocja projektu oraz jego poszczególne etapy obejmować będą również rynek niemiecki (turyści z regionów Partnerstwa Odry tj. Berlin, Branderburgia, Meklemburgia – Przedpomorze i Saksonia), rynek niderlandzki oraz rynek francuski.
 
Jednym z zadań projektu jest organizacja cyklu imprez promocyjnych na obszarze Wielkiej Pętli Wielkopolski. W ramach niniejszego zadania planuje się organizację imprez o charakterze promocji turystyki wodnej w połączeniu z promocją turystyki aktywnej na obszarze Wielkiej Pętli Wielkopolski. Wymienić tu należy takie imprezy, jak imprezy rekreacyjneoraz turystyczno-krajoznawcze związane z turystyką wodną odbywające się na rzekach i dopływach rzek Wielkiej Pętli Wielkopolski z wykorzystaniem środków transportu wodnego, łączone z aktywnym wypoczynkiem  i poznawaniem okolicznych walorów kulturowych i przyrodniczych. Miejsce imprez nie może być położone dalej niż do 20 km od Warty, Noteci i Kanału Ślesińskiego i znajdować się bezpośrednio nad rzekami – dopływami WPW.
 
 
 
II. Przedmiot zamówienia
 
1.     Przedmiotem zamówienia jest realizacja przedsięwzięcia pn. Organizacja cyklu imprez promocyjnych na obszarze Wielkiej Pętli Wielkopolski” w III kwartale 2014 roku - w ramach realizacji projektu pn. „Kompleksowa promocja markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski” - współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z Priorytetu VI - Turystyka i środowisko kulturowe, Działania 6.1 - Turystyka, Schematu II – Promocja i informacja turystyczna Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013.
 
 
W ramach przedsięwzięcia, planuje się zorganizowanie i przeprowadzenie cyklu imprez promocyjnych:
 
Cykl imprez promocyjnych – organizacja i przeprowadzenie minimum dwóch maksymalnie trzech imprez promocyjnych na rzekach i dopływach rzek Wielkiej Pętli Wielkopolski z wykorzystaniem środków transportu wodnego łączone z aktywnym wypoczynkiem i poznawaniem okolicznych walorów kulturowych i przyrodniczych. Miejscem imprez ma być rzeka Warta, Noteć lub Kanał Ślesiński lub rzeka – dopływ w/w dróg wodnych i nie może być położone dalej niż do 20 km od Warty, Noteci i Kanału Ślesińskiego. Miejsce imprezy musi znajdować się w granicach administracyjnych województwa wielkopolskiego, bezpośrednio nad rzekami i dopływami WPW, z wykorzystaniem istniejącej infrastruktury wodnej i rekreacyjnej, w tym przystani. Imprezy muszą generować duży ruch turystyczny. Imprezy muszą mieć charakter promocji turystyki wodnej w połączeniu z promocją turystyki aktywnej i kulturowej na obszarze Wielkiej Pętli Wielkopolski. Wymienić tu należy takie imprezy jak imprezy rekreacyjne oraz turystyczno-krajoznawcze ściśle związane z turystyką wodną. Cykl musi zostać zorganizowany i zrealizowany w III kwartale 2014r.
 
 
2.      Cele imprez:
a.      upowszechnianie turystyki wodnej i krajoznawstwa,
b.      kreowanie i upowszechnianie wizerunku Wielkopolski jako regionu atrakcyjnego turystycznie,
c.       integrowanie środowisk samorządu terytorialnego, gospodarczego, zawodowego oraz osób i instytucji zainteresowanych turystycznym rozwojem Wielkopolski,
d.      propagowanie idei rozwoju turystyki wodnej jako jednego z markowych produktów turystycznych Wielkopolski,
e.      wykorzystanie istniejącej infrastruktury, w tym m.in. nowych obiektów – przystani turystycznych.
 
3.      Zakres prac:
 
I.       W ramach zaplanowanego zadania Wykonawca winien zapewnić:
a.     Organizację wydarzeń turystyki aktywnej (wodnej, rowerowej, pieszej lub konnej). Dodatkowym atutem przy wyłanianiu wykonawcy będzie organizowanie wydarzeń kulturalnych, których koszt jednak nie może wchodzić bezpośrednio w zakres oferty,
b.     Umieszczanie w głównym miejscu imprez logotypu Wielkiej Pętli Wielkopolski o wymiarach zapewniających czytelność hasła, a szczególnie tekstu ”Z nurtem przygody” z odległości minimum 50 m oraz informacji o finansowaniu projektu ze środków UE według wzoru przekazanego przez Zamawiającego,
c.     Nagłośnienie imprez,
d.     Działania PR w mediach regionalnych, lokalnych i social mediach,
e.     Sprzęt pływający,
f.      Zabezpieczenie WOPR,
g.     Obsługę techniczną,
h.     Zabezpieczenie medyczne,
i.      Zabezpieczenie sanitarne,
j.      Dokumentację fotograficzną imprez (w miarę możliwości video) z wykazaniem spełnienia wymogów wymienionych powyżej oraz wskazujących na zapewnienie deklarowanej frekwencji.
 
II.            Opieka medyczna i ubezpieczenie:
a.     zapewnienie udzielenia świadczeń zdrowotnych, w ramach pierwszej pomocy medycznej, w miejscu organizacji imprez. Ponadto opiekę lekarską polegająca na wezwaniu lekarza lub pielęgniarki lub dowiezienie uczestnika imprezy do przychodni lub szpitala w razie takiej konieczności,
b.     Wykonawca zapewni dostęp do apteczki pierwszej pomocy oraz udzieli pierwszej pomocy ze strony wykwalifikowanej osoby wraz z wezwaniem odpowiednich służb ratunkowych w razie takiej konieczności,
c.     ubezpieczenie imprez na ogólnych zasadach dotyczących organizacji imprez masowych. Potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia Wykonawca przekaże na 1 dzień przed rozpoczęciem imprezy przez cały okres obowiązywania umowy,
d.     w przypadku udostępniania dla uczestników sprzętu wodnego lub innego turystycznego Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i zapewnienia do obsługi osób posiadających uprawnienia do obsługi tego sprzętu.
 
III.          Pozostałe warunki:
a.     Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia urządzeń i sprzętu rekreacyjno-sportowego na czas trwania imprezy,
b.     Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego monitorowania realizacji harmonogramu imprez (w tym dokumentowania imprezy poprzez zdjęcia lub filmy),
c.     Wykonawca każdorazowo informuje Zamawiającego (e-mail, telefon) o trudnościach/problemach związanych z realizacją imprezy,
d.     Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom imprezy w trakcie imprezy,
e.     Wykonawca jest zobowiązany do dokonania należytej staranności przy organizacji wskazanych imprez,
f.      Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania Ustawy o bezpieczeństwie osób przebywających na obszarach wodnych z dnia 18 sierpnia 2011 roku (Dz.U. z 2011 r. Nr 208 poz. 1240 z późn. zm.).
 
4.     Grupa docelowa działań:środowiska wodniackie, mieszkańcy i turyści zainteresowani tematyką Wielkiej Pętli Wielkopolski. Każda impreza powinna generować duży ruch turystyczny.
 
5.     Terminy i miejsca realizacji zamówienia:
 
Rok 2014 - III kwartał         
 
Wskazane przez potencjalnego Wykonawcę w ofercie miejsca i terminy imprez mogą ulec zmianie tylko i wyłącznie w przypadku zaistnienia okoliczności uniemożliwiających ich realizację takich, jak np. zamknięcie śluz na trasie przepływu, warunki pogodowe spowodowane przez siłę wyższą (ulewy trwające min. 2 dni przed datą imprezy, podtopienia itp.) oraz innych nieprzewidzianych zdarzeń losowych. Zmiana wymaga powiadomienia i akceptacji przez Zamawiającego. Nowe miejsce i data imprezy musi mieć taki sam charakter, jak miejsce imprezy określone przez Zamawiającego.
 
6.      Zakres złożonej oferty
 
Wielkopolska Organizacja Turystyczna prosi o wskazanie w przygotowanej ofercie całkowitego kosztu netto oraz brutto organizacji i realizacji jednego cyklu 3 imprez promocyjnych w poniższej tabeli:
 
Lp.
Rodzaj imprezy
Termin realizacji imprezy
Łączna kwota netto jednego cyklu 3 imprez promocyjnych
Łączna kwota brutto jednego cyklu 3 imprez promocyjnych
1.
 
Cykl imprez promocyjnych na obszarze Wielkiej Pętli Wielkopolski zawierający 3 imprezy promocyjne
 
 
Rok 2014 - III kwartał:
 
- proponowana data
 
……………………
……………….
zł netto
……………….
zł brutto
 
 
Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego do 50% wartości cyklu.

Do pobrania


Pozostałe zamówienia publiczne